Strategi Membangun Aplikasi Kantoran

Menurut pendapat saya, Enterprise Resources Planning (ERP) adalah mother dari seluruh aplikasi kantor. Karena ERP mencakup seluruh proses bisnis suatu perusahaan dari keuangan, penjualan, pembelian, customer, suplier, human resources, produksi, biaya, bahkan laporan keuangan perusahaan. Dalam tulisan ini saya tidak hendak membicarakan hal-hal semacam itu karena terlalu luas definisi dan pengertiannya. Tulisan ini akan lebih menekankan pada strategi pembuatan aplikasi kantoran dan aplikasi apapun yang mau anda bangun untuk kebutuhan perusahaan.

Saya berasumsi bahwa pembaca dalam hal ini belum memiliki aplikasi kantoran apapun. Tidak harus menjadi seorang system analyst untuk dapat melakukan apa yang akan saya tulis disini. Setiap programmer kantoran, entah pemula maupun mahir harus dibekali oleh pemahaman yang benar dan coverage pengetahuan business process yang cukup agar dapat mengerjakan aplikasi-aplikasi kantoran.

Prioritas Pertama: Buat aplikasi sesuai permintaan user.

Buang dulu jauh-jauh ego dan sifat pada umumnya programmer yang tidak mau diatur dan mau menang sendiri. Buat saja aplikasi sesuai dengan permintaan user. Untuk Programmer yang sudah berpengalaman sekalipun, pengalaman tidak selalu berarti kita selalu benar. Prinsip yang harus dipegang teguh adalah komunikasi, yaitu seni mendengar pendapat, seni mengemukakan pendapat dan seni untuk mengambil keputusan yang menyenangkan semua pihak. Jika aplikasi terlalu sulit untuk dibuat, buatlah perencanaan secara bertahap dan dikomunikasikan dengan baik dengan end-user yang membutuhkan aplikasi tersebut.

Prioritas Kedua: Sabar. Jangan menjanjikan fitur yang terlalu banyak

Untuk beberapa programmer yang memiliki semangat belajar dan bekerja tinggi, kadang-kadang karena terlalu semangat dia menjanjikan fitur keren, canggih, lengkap, dengan teknologi terkini. Realistik saja dulu. Kalaupun memang anda sanggup, itu tidak masalah, tapi dipresentasikan setelah aplikasinya berfungsi. Selalu ditanamkan dalam benak kita bahwa, ada lebih banyak end-user yang tidak terlalu peduli dengan teknologi, framework, tools keren yang kita gunakan. Untuk sebagian besar user, aplikasinya mudah dipakai dan berfungsi sesuai kebutuhan mereka itu sudah cukup buat mereka.

Prioritas Ketiga: aplikasi transaksional vs aplikasi strategis

Aplikasi kantoran akan selalu memiliki 2 fungsi utama. #1. Pencatatan data yang lengkap, akurat dan terkini. Lengkap artinya semua kolom terisi, akurat artinya data diisi dengan benar, terkini artinya data sesuai dengan kondisi yang paling terkini. Untuk membuat aplikasi dengan requirement seperti ini saja dibutuhkan effort yang luar biasa besar, melelahkan, dan menyita waktu yang banyak karena akan melibatkan semua pihak yang terkait dan tidak hanya urusan kode semata. Programmer, system analyst, end user, management akan terlibat dalam proses ini untuk dapat memastikan data menjadi lengkap, akurat dan terkini.

Disisi lain aplikasi yang lengkap, akurat dan terkini pada dasarnya hanya memiliki kegunaan yang terbatas yakni laporan transaksional. Sebuah aplikasi kantoran yang keren justru harus menghasilkan #2. laporan analisa dan kepentingan strategis perusahaan. Apa itu laporan analisa dan kepentingan strategis?. Aplikasi yang dapat digunakan untuk feeding kebutuhan management untuk mengambil langkah tepat dan strategis buat perusahaan untuk saat ini, jangka pendek maupun jangka panjang. Disinilah inti dan kegunaan terbesar dari aplikasi kantoran. Persoalannya kini adalah proses pembuatan aplikasi untuk kepentingan analisa dan strategis tidaklah mudah, gampang dan cepat. Yang jelas aplikasi untuk kepentingan strategis sebaiknya dibuat terpisah dan di maintain secara terpisah karena sangat menguras tenaga dan kepentingan. Aplikasi strategis harus cukup cerdas untuk dapat menghasilkan report dan data analisa yang beraneka ragam bentuk dengan cepat, akurat dan mudah dipahami.

Sejujurnya butuh pengalaman dan jam terbang untuk bisa membuat aplikasi kantoran yang baik dan bermanfaat. Tapi kalau tidak dimulai dari sekarang, kapan lagi? Sebagai programmer anda dituntut dari dua kepentingan yang berbeda. Pertama, kepentingan user atau perusahaan tempat anda bekerja, kedua kepentingan industri IT itu sendiri dimana setiap hari terjadi update teknologi baru, keren, cepat, aman dan mudah. Anda akan terus menerus dituntut untuk dapat memenuhi dua kepentingan yang saling berbeda tapi saling terkait ini.

Jangan ada kata menyerah, karena pengalaman akan membuat kita menjadi semakin baik. Wawasan yang luas akan membuat kita semakin mudah dalam merancang dan menyelesaikan aplikasi. Komunikasi dua arah akan membuat pekerjaan kita menjadi lebih terarah dan strategi pengembangan aplikasi yang terukur akan membuat aplikasi kita bisa dideliver tepat waktu dan pada akhirnya memberikan manfaat finansial dan masa depan yang lebih terbuka.

Selamat berjuang kawan!